Der Verein Dorffest Wila wurde im November 2021 gegründet. Der Verein verantwortet die allgemeine Infrastruktur (Strom und Wasser), die Sicherheit, die Werbung und die Planung des Festgeländes. Auch die gesamte Administration wird vom Verein Dorffest Wila verantwortet und umgesetzt.